Regulamento Interno da Oeiras Valley Investment Agency
Preâmbulo
O presente Regulamento Interno rege-se pelos Estatutos da Oeiras Valley Investment Agency (OVIA) e pela legislação aplicável às associações de direito privado sem fins lucrativos, designadamente o Código Civil português, e tem por finalidade detalhar normas relativas à organização e funcionamento interno dos órgãos sociais e demais procedimentos da Associação, assegurando a observância das regras estatutárias e legais.
Artigo 1.º – Disposições Gerais
Este Regulamento define regras complementares aos Estatutos da OVIA, aplicando-se a todos os órgãos sociais, associados e colaboradores. Tem por objetivo assegurar o bom funcionamento, a transparência e a legalidade dos processos internos da Associação, em conformidade com o Código Civil e demais diplomas legais aplicáveis.
Artigo 2.º – Órgãos Sociais
Nos termos dos Estatutos, a Associação possui os seguintes órgãos sociais:
- Assembleia Geral: constituída por todos os associados com direito de voto.
- Conselho de Administração: órgão executivo eleito pela Assembleia Geral, responsável pela gestão corrente da Associação e pela execução das suas deliberações.
- Fiscal Único: órgão de fiscalização independente, encarregado de verificar a legalidade da gestão financeira e contábil da Associação.
- Conselho Estratégico: órgão consultivo que se pronuncia sobre matérias cometidas pelo Conselho de Administração.
Artigo 3.º – Assembleia Geral
- A Assembleia Geral reúne ordinariamente duas vezes por ano para, entre outros assuntos previstos nos Estatutos e na lei, aprovar o relatório de atividades, balanço e contas do exercício, bem como o plano de atividades e orçamento para o ano seguinte e eleição dos órgãos sociais. Reúne extraordinariamente sempre que devidamente convocada. Compete à Assembleia Geral aprovar as alterações aos Estatutos entre outras matérias previstas nos Estatutos e na Lei.
- A convocatória da Assembleia Geral é feita pelo Conselho de Administração, por aviso postal dirigido a todos os associados com, pelo menos, quinze dias de antecedência, indicando o local, a data, a hora e a ordem de trabalhos da reunião .
- Em primeira convocação, a Assembleia Geral só pode deliberar com a presença de pelo menos metade dos associados . Em segunda convocação (marcada para a mesma data, meia hora depois), poderá deliberar com qualquer número de associados presentes, salvo exigência estatutária ou legal em contrário.
- As deliberações da Assembleia Geral tomam-se por maioria absoluta dos votos dos associados presentes , salvo disposição estatutária ou legal que exija maioria qualificada. As deliberações contrárias à lei ou aos estatutos da Associação – seja quanto ao objeto, seja por irregularidades na convocação ou no funcionamento da Assembleia – são consideradas inválidas (nulas ou anuláveis conforme prescrito na lei.
Artigo 4.º – Conselho de Administração
- O Conselho de Administração é composto por um Presidente e dois ou quatro vogais (que podem ser vice-presidentes, tesoureiro, entre outras funções), eleitos em Assembleia Geral para mandatos determinados nos Estatutos. O Presidente do Conselho de Administração preside às reuniões do Conselho de Administração e representa legalmente a Associação caso o Conselho de Administração lhe confira tais poderes.
- As reuniões do Conselho de Administração são convocadas pelo Presidente e realizam-se sempre que necessário (preferencialmente pelo menos uma vez por mês). As convocatórias indicarão data, hora, local e ordem de trabalhos.
- O Conselho de Administração só delibera com a presença da maioria dos seus membros em efetividade de funções. As decisões internas tomam-se por maioria simples de votos dos presentes.
Artigo 5.º – Conselho Estratégico
O Conselho Estratégico será convocado preferencialmente duas vezes por ano. A sua composição deverá atender a critérios flexíveis de diversidade, promovendo-se a inclusão de membros de diferentes áreas profissionais, favorecendo o mais lata abrangência de temas sob discussão, em prol da economia nacional. A sua convocatória deverá fazer-se por meios escritos (correio eletrónico ou aviso postal), sendo acompanhada da Ordem de Trabalhos e documentos complementares.
Artigo 6.º – Fiscal Único
- O Fiscal Único é eleito em Assembleia Geral para mandato coincidente com o do Conselho de Administração.
- São competências do Fiscal Único as previstas no artigo 25º dos Estatutos.
- Anualmente, após encerramento do exercício, o Fiscal Único elabora parecer sobre o balanço e contas apresentado pelo Conselho de Administração. As contas são consideradas aprovadas somente após parecer favorável do Fiscal Único.
- O Fiscal Único pode requerer ao Conselho de Administração ou à Mesa da Assembleia a convocação de reunião extraordinária se constatar irregularidades graves ou situações de risco para a Associação.
Artigo 7.º – Conduta Ética e Conflitos de Interesse
- Os membros dos órgãos sociais devem conduzir-se com integridade, transparência e lealdade para com a Associação, assegurando que suas decisões e atos não violem os interesses coletivos em favor de interesses pessoais.
- É vedado a qualquer membro dos órgãos sociais beneficiar-se pessoalmente de oportunidades de negócio da Associação, e deve ser mantido o dever de confidencialidade sobre assuntos internos.
- Se um membro do Conselho de Administração, Assembleia Geral, Fiscal Único ou Conselho Estratégico detiver interesse direto ou indireto num assunto em deliberação, deve comunicar tal conflito previamente e abster-se de participar da votação correspondente.
- O incumprimento das regras éticas e de conflito de interesses pode resultar em sanções internas, nos termos previstos nos Estatutos e na legislação aplicável.
Artigo 8.º – Procedimentos Administrativos Internos
- Assinatura de documentos: Os documentos oficiais e contratos vinculativos da Associação devem ser assinados pelo Presidente do Conselho de Administração (caso tenha poderes delegados) ou pelo Conselho de Administração.
- Comunicação interna: As convocações de órgãos sociais, notificações aos associados e outras comunicações internas devem ser feitas por escrito, preferencialmente por meio eletrónico institucional ou carta registada, garantindo a clareza das informações e a rastreabilidade dos atos, salvo no que respeita à convocação da Assembleia Geral, a qual é feita pelo menos por carta nos termos dos Estatutos.
- Atas e registros: De todas as reuniões da Assembleia Geral devem ser lavradas atas, que serão assinadas pelos respetivos membros da Mesa e arquivadas em livro de atas. Os associados têm direito de acesso às atas e demais documentos oficiais da Associação.
- Gestão de informações: O tratamento de dados pessoais e a gestão documental da Associação obedecem à legislação em vigor. Qualquer sistema de informação oficial (e-mail institucional, plataforma de gestão, etc.) deve ser utilizado de forma profissional, preservando o sigilo e a segurança das informações internas.
Artigo 9.º – Disposições Finais
Os casos omissos neste Regulamento serão resolvidos de acordo com os Estatutos da Associação e com a legislação aplicável às associações sem fins lucrativos, nomeadamente o Código Civil português.